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 档案登记备份工作程序

在开展档案登记备份工作前,各单位应首先应填报《各单位档案管理情况登记表》,并做好重要档案(电子文件)形成与管理情况调查、档案数字化转换和电子文件备份导出等前期准备工作。
档案登记备份的具体程序如下:
1、填写材料
各单位根据档案登记备份的时间要求,在移交档案登记备份数据前认真填写《电子文件和数字档案备份情况表》(包括续表)、《档案备份数据移交、接收检验表》。
以上材料在报送前均应经单位审核、盖章,其中《电子文件和数字档案备份情况表》(续表)以档案登记备份载体(包)为单位填写,并包含每份载体(包)的唯一认证信息。
2、生成备份载体(包)
各单位应根据档案登记备份工作要求,将纳入登记备份范围的电子业务数据、电子公文和档案数字化成果,在移交前生成备份包或导出到脱机载体(同步生成唯一性认证信息),并做好备份载体(包)的登记、管理工作。各类档案数据的登记备份要求分别如下:
(1)电子业务数据。应根据各单位的不同业务需求与安全保障条件,确定不同的备份策略和方式,采用在线、脱机相结合的传输方式进行数据(库)备份,并形成备份载体(包)。报送单位应确保备份数据的真实性、完整性和安全性。登记备份数据是否需要加密,根据各单位实际确定。
(2)电子公文。登记备份方式和要求按照国家和省有关电子文件管理的规定执行。
(3)档案数字化成果。各单位应按照《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》(浙档〔2002〕43号)、《浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则》(浙档〔2007〕4号)等规定,优先将纳入登记备份范围的具有永久、长期保存价值的传统载体档案进行数字化转换,并按规定格式存储到一次写光盘或磁带等脱机载体,保证档案数据内容的真实性、完整性和可读性。
3、报送与移交
各单位可通过在线传输、光盘移交等方式,将档案登记备份载体(包)按规定时间报送给档案登记备份中心,同时报送相关书面材料。涉密档案数据按照国家有关保密规定进行报送。各类档案数据的移交方式分别如下:
(1)电子业务数据。采用光纤在线传输等方式。暂不具备在线传输条件的,可以脱机载体(光盘、磁带等)方式移交。
(2)电子公文。采用在线传输或脱机载体移交等方式。
(3)档案数字化成果。采用光盘移交方式。
4、受理、审核
档案登记备份中心根据各单位报送的书面材料和移交的登记备份数据,结合国家、省有关规定,及时进行受理、审核。审核内容包括以下两个方面:
(1)材料审核。审核各单位档案登记备份范围是否符合衢委办〔2010〕59号文件和有关档案法规政策规定,《电子文件和数字档案备份情况表》等报送材料是否完整、有效。
(2)技术检测。移交的登记备份载体是否符合《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》等规范要求,载体质量是否完好,介质是否携带病毒,备份载体(包)的摘要信息是否与已登记信息一致等。
5、反馈
档案登记备份中心根据审核结果,填写《档案备份数据移交、接收检验表》并反馈给报送单位。对于档案登记备份数据(或书面材料)不符合要求的,报送单位应在收到反馈后按照档案登记备份中心的要求重新移交、报送。

档案登记备份中心职责

 


  发帖时间  2014-10-17 10:32    发帖者IP  保 密楼 主  楼主  
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