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关于2017年度全县档案年检工作情况的通报

发布时间: 2018-01-07 20:57:39来源:

 

关于2017年度全县档案年检工作情况的
   
 
 
县级机关各单位
为贯彻落实县委办、县政府办《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》及全市档案工作会议精神,加强基层档案工作,有序推进全县档案工作规范化、标准化建设,根据[2017]26号《关于开展全县档案执法检查和档案年检工作的通知》,结合各单位档案年检工作自查和本次检查进行综合评定,现将年检情况通报如下:
一、基本情况
    我局组织人员于2017年10月至12月,分三个年检小组,对102家县级单位档案工作开展情况进行年检。检查内容主要是档案管理制度建设与档案安全保管条件、2016年度的档案归档管理和保管利用情况、数字档案室建设与档案登记备份工作、信息化建设与电子文件管理情况。经检查评定,2017年度档案管理优秀单位35家,合格单位67家。
、好的方面
 从档案年检情况来看,各单位档案工作环境不断改善,档案业务建设逐年规范,档案数字化建设逐步开展,主要表现在以下几个方面:
1、依法治档意识明显增强。从检查情况来看,多数单位对做好档案工作的重要性的认识有较大提高能够认真学习宣传档案法律法规,依法加强档案管理工作,充分认识到做好档案工作的重要性,把档案工作作为一项重要基础性工作来抓,明确分管领导、落实专(兼)职档案员、细化岗位职责,建立和完善各项档案管理制度,配备独立的档案库房和档案管理设施设备,在人、财、物等方面给予一定的保障,确保档案的安全管理。如县经济技术开发区、县司法局、县农业局、县教育局、县财政局、县公安局等单位。二是许多单位除了做好自身档案工作外,还充分发挥主管部门的职能作用,切实加强对下属单位档案工作的指导、监督和检查,档案工作有了明显的进步,如县人民检察院、县卫计局、县人民法院、县交通局等单位。
档案基础业务水平不断夯实。从档案基础业务建设来看,多数单位能按照年度归档的要求进行资料收集、整理、归档,有的单位近年来通过购买中介服务,做好档案规范化、数字化建设,档案的收集、整理、归档等工作有序开展。县农办、县委组织部、县城投公司、县国土资源局、天马街道办事处、金川街道办事处、县电大、县水利局等单位通过购买中介服务的方式对积存档案进行了规范化、数字化。部分单位档案员积极参加各级档案业务培训,并参加档案职称考试。
)数字档案室创建有序开展。随着档案信息化进程的不断推进,大部分单位配备了档案管理软件和相应的设施设备,有序地开展数字档案室建设。
二、存在问题 
(一)少数单位对档案工作不够重视,档案法制意识较为淡薄。一些单位虽然按照《档案法》等法律法规的要求制定了档案管理制度,但仍存在执行不力、贯彻不深的情况。一是少数单位领导对档案工作重要性认识不足,档案员变动过于频繁且兼职过多,档案业务生疏,专业培训相对缺乏,对内部科室和下属单位监督指导无力;二是少数单位档案库房设施设备等硬件条件不足,个别单位甚至未配备档案专用库房,或者与办公室、休息室甚或杂货间合用,档案管理存在安全隐患;三是部分单位虽有档案查借阅利用制度,但利用室藏档案时都未进行查借阅登记,档案外借也无任何登记凭据,极易造成档案丢失。
(二)档案资料收集不齐全、整理欠规范,档案管理有待规范化。检查中发现,各单位档案业务建设存在诸多问题:一是部分单位档案未能集中统一管理,综合档案室除文书档案外,其余类别档案(专门档案、会计档案、科技档案、特种载体档案等)分别存放在相关科室,档案的管理存在较大的安全隐患,并且影响了档案利用工作的开展;二是有的单位照片档案、实物档案、声像档案多年未整理,保管状况堪忧,缺失现象较为严重。
(三)档案信息化建设相对滞后,数字档案室建设有待加强单位开展档案数字化建设的人、财、物得不到保障,档案信息化建设相对滞后,有的单位虽建有室藏档案目录数据库和归档电子文件库,但重要档案全文数据库、涉民档案信息数据库和多媒体数据库建设工作都未开展,有的单位档案工作甚至还停留在传统的手工管理。一些乡镇(街道)开展的数字化工作也仅仅局限于文书档案扫描,其他各类档案,特别是利用率高的民生档案仍处在纸质保管状态,档案便捷、高效提供利用的作用难以发挥。
三、工作要求
(一)坚持依法管档,增强档案法制意识。增强档案法制意识,是依法管理档案的前提。各单位要本着对历史负责的态度,充分认识档案工作在日常工作中的重要地位和作用,增强全体干部职工档案意识,尤其是增强领导干部的档案意识和法制观念,依法加强档案管理工作,切实解决影响档案工作开展的实际问题。如明确档案管理人员,保障档案工作经费,改善档案保管条件,增添必要的档案保管设施,加强档案收集,确保档案的齐全完整和安全,采用现代化管理和检索手段,促进档案管理水平的提高。对检查反馈整改内容要制定专人负责,逐一整改到位。
(二)加强规范管理,夯实档案基础业务。各单位综合档案室应集中统一管理各门类档案,使各门类档案的收集、整理、保管工作逐步实现制度化、标准化;建立和完善档案工作各项规章制度,并结合本单位制定的文件材料归档范围和保管期限表、分类方法,规范档案工作;各单位在做好自身档案规范化建设的基础上,要充分发挥监督指导作用,指导下属单位规范建档。
(三)落实档案岗位,加强档案队伍建设。档案工作是一项专业性较强的工作,加强档案人员队伍建设是做好档案工作的关键。各乡镇(街道)首先要把政治素质好、知识水平较高、具有高度事业心、责任感及奉献精神的同志选入档案管理队伍中来;其次要积极创造条件加强对档案业务培训,提高档案员的专业技术水平和实际操作技能;第三是稳定档案人员队伍,保证必要的档案工作时间,档案员不宜兼职过多,以确保档案工作质量。
(四)科学制定计划,开展数字档案室建设。各单位要制定计划,因地制宜,积极开展数字档案室创建活动。要根据国家档案局《数字档案室建设指南》和全省机关档案工作规范化建设办法的要求,在确保档案信息安全的前提下,加大档案数字化经费投入,逐步建立室藏档案目录数据库、归档电子文件库、重要档案全文数据库、涉民档案信息数据库和多媒体数据库,积极整合档案信息资源,建立并完善档案利用服务平台,多形式开展档案利用服务,不断提高行政效率和公共服务水平。
 
                                    常山县档案局
                                      20171231

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